गाउँको दुरदराजदेखि काठमाडौंको सिंहदरबारसम्म

हरेक संगठनका आ आफ्ना विभिन्न उद्देश्यहरु रहेका हुन्छन र ती उद्देय प्राप्तिका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनका उद्देश्यहरु प्राप्तिमा सहयोग पुर्याउने एउटा असल संवाहक हो । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको उद्देश्य प्राप्तिको क्रममा आउन सक्ने संभावित जोखिमको पूर्वानुमान गरि त्यस्ता जोखिमहरुको न्यूनीकरणका लागि पूर्व सचेतना अपनाउने सुधारात्मक र नियन्त्रणत्मक व्यवस्थापकीय शैली हो । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको लक्ष र उद्येश्य हासिल गर्न बनाइने नीति, योजना, कानुन, प्रकृया, जिम्मेवारी, व्यवहार जस्ता पक्षलाई समेट्छ । प्रदेश र स्थानीय तहका संरचनाहरु नयां संरचना भएकाले र यी तहहरुमा साधन श्रोतको उच्चतम उपयोग गर्ने, साधन श्रोतको मितव्ययी परिचालन गर्ने, अपव्यय रोक्ने तथा श्रोत प्रक्रिया र परिणामवीच सामन्जस्यता कायम गरि सम्पादित कामहरु कानून सम्मत र उत्तरदायित्व तथा जवाफदेहिता बहन गर्नमा यसले सहयोग पुर्याउने भएकोले यी तहहरुमा यसको प्रयोग आवश्यक छ । यसका लागि यी तहहरुमा यसको सैध्दान्तिक ज्ञानको अतिरिक्त आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गर्ने व्यवहारिक ज्ञान समेतको आवश्यकता देखिन्छ । यस सम्बन्धी तालिम प्रदायक निकायहरुले यसमा विशेष ध्यान दिनु आवश्यक छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनलाई मितव्ययी दक्ष र प्रभावकारीताका साथ संचालन गर्न, श्रोतसाधन तथा सम्पत्ति दुरुपयोग र हिनामिना हुनवाट वचाउन, संगठन भित्रबाट हुने संभावित कमी कमजोरीहरु र नियोजित तवरवाट हुने साधन श्रोतको दुरुपयोग पत्ता लगाउन र रोक्न, कानुन र नियम संगत रुपमा संगठन संचालन गर्न मदत गर्छ ।

कुनै पनि संगठन कति प्रभावकारी र दक्षताका साथ संचालन हुदैछ भन्ने कुरा संगठनको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कस्तो छ, कति प्रभावकारी रुपमा कार्यान्वयनमा आएको छ भन्ने विषयले निर्धारण गर्छ । संगठनको संस्थागत सुशासनका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अवलम्बन उपयुक्त मानिन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका पांचवटा अवयवहरु रहेका छन् । यसमा जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको वातावरण, नियन्त्रणको क्रियाकलाप, सूचनाको आदान प्रदान, अनुगमन तथा मूल्याङ्कन रहेका छन् । यी अवयवहरु एक अर्कामा अन्तरनिर्भर छन् र कुनै एक अवयवको प्रभावकारिताको असर अन्य अवयवमा पर्ने गर्दछ । नीति निर्माता, व्यवस्थापक र कर्मचारीले यी अनुसरण र पालन गरेमा मात्र आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली प्रभावकारी र नतीजामुखी हुन्छ । अन्तिमलेखा परीक्षणको क्रममा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गरिए नगरिएको आधारमा लेखापरीक्षण कार्यको जोखिम हेर्ने गरिन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली नवनाएका निकायहरुको सैध्दान्तिक बेरुजुमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली नवनाएको कुरालाई शुरुमै उल्लेख गर्ने गरिन्छ । अन्य नियामक निकायहरुले समेत आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली बनेको वा नवनेको आधारमा ती निकायहरुको छानवीन प्रक्रियाको मापदण्ड निर्धारण गर्ने गर्दछन् । यसर्थ आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कुनै निकाय विशेषको आन्तरिक सुशासनलाई मजवूत वनाउने विषय मात्र नभै नियामक निकायहरुले सो निकायललाई हेर्ने दृष्टिकोण निर्धारण गर्नमा सहयोग गर्ने प्रणाली हो । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको निर्णय प्रक्रियालाई प्रभावकारी बनाउने काममा समेत सहयोग गर्दछ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली निर्माणका केही चरणहरु रहेका हुन्छन् । कार्यालयको मूल उद्देश्य, तदनुरुप सम्पादन हुने कार्यहरु, ती कार्यहरुमा आउन सक्ने संभावित जोखिमहरु, ती जोखिम नियन्त्रण वा न्यूनीकरणका लागि अपनाइने उपायहरु, यस्ता उपायहरुको सूचना सम्प्रेषण प्रणाली र अनुगमन गर्ने तह लगायतका विषयहरु यसमा समावेश हुने गर्दछन् । यस प्रक्रियामा सहजताका लागि महालेखा नियन्त्रक कार्यालयले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली निर्देशिका र संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले प्रदेश तथा स्थानीय तहको लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली निर्देशिकाको नमूना समेत तयार गरेको छ । यी नमूना निर्देशिकाहरुको आधारमा प्रदेश र स्थानीय तहहरुले आ आफ्नो आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली बनाइ कार्यान्वयनमा ल्याउन सक्दछन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको निर्माण र कार्यान्वयनमा सहजताका लागि विभिन्न तालिम प्रदायक निकायहरुले यसको सैध्दान्तिक र व्यवहारिक अभ्यास गराउनु नितान्त जरुरी छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पहिलो पक्ष नियन्त्रणको वातावरण हो । नियन्त्रणको वातावरणलाई आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको सवै अवयवको मुख्य आधारको रुपमा लिइन्छ । यसले संगठनको संरचना, कार्यप्रकृया, कार्यस्तर र अनुशासनको पक्षलाइ समेट्छ । नियन्त्रणको वातावरणले हुन सक्ने संभावित कमजोरी वा त्रुटी रोक्नमा सहयोग गर्दछ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको दोश्रो पक्ष जोखिमको वातावरण हो । संगठनमा जोखिम कुनै पनि अवस्थामा आउन सक्छ र यसले अपेक्षित नतिजा प्राप्तिमा असर पार्नसक्छ । नयां नेतृत्व र व्यवस्थापक नियुक्त हुदा वा परिवर्तन हुदा , नया कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्दा, भिन्न प्रकारको वा जटिल कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्दा, नयां वस्तु वा सेवा प्रवाह गर्दा, सेवाग्राहीको माग वा वजारको माग परिवर्तन हुदा, नयां नयां प्रबिधिको विकास हुदा, कामदार वा कर्मचारीमा असन्तुष्टि आएमा, नयां प्रणाली कार्यान्वयनमा ल्याउदा, प्राकृतिक विपत्ति आएमा, कुनै परिस्थितिमा श्रोत साधनको अभाव भएमा, देशको आर्थिक संरचनामा परिवर्तन भएमा जस्ता परिस्थितिमा जोखिमको अवस्था आउछ । यस्ता संभावित जोखिमको वातावरण कम गर्न व्यवस्थापनले जोखिमको पहिचान,े विश्लेषण र व्यवस्थापन जस्ता तीनवटा काम गर्नुपर्छ । विश्लेषणले देखाएका उच्च जोखिम क्षेत्र, न्यून जोखिम क्षेत्रको गर्नुपर्छ । यस्तो पहिचान पछि सो को व्यवस्थापन गर्ने उपायको खोजी र प्रयोग गर्नुपर्छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको तेश्रो पक्ष नियन्त्रणको क्रियाकलाप हो । नियन्त्रणको क्रियाकलाप भन्नाले संगठनको लक्ष हासिल गर्न बनाइने नीति, प्रणाली र कार्यप्रकृया पर्दछन् । नियन्त्रणको क्रियाकलाप संगठनको सबै तहमा कार्यान्वयन गर्नुपर्छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको चौथो पक्ष सूचना र संचार हो । संगठनको योजना, नियन्त्रणको वातावरण, जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको क्रियाकलाप तथा कार्यसम्पादनको अवस्था वारे संगठनसंग संवद्ध र आवद्ध सबैलाई समयमै सूचना प्रवाह गर्नुपर्छ । यसले संगठनको लक्ष प्राप्त गर्न वा नतिजा हासिल गर्न सहज हुन्छ । कसको काम के हो, के कस्तो नतिजा, कहिले सम्म प्राप्त गर्नुपर्ने हो र लागत कति लाग्ने हो जस्ता महत्वपूर्ण सूचनाको जानकारी भयो भने कार्यसम्पादनमा सहज हुन्छ । यसवाट सुपरिवेक्षकलाई पनि कामको अनुगमन गर्न र सही किसिमले अगाडी बढाउन मदत पुग्छ । संगठनको योजना, नीति, लक्ष वा प्राप्त गर्नु पर्ने नतिजा, संगठन संरचना, सेवा वा वस्तुको स्तर, काम कर्तव्य र जिम्मेवारी, कार्य सम्पादन प्रकृया, पालन गर्नुपर्ने आचरण अनुशासन, आवधिक भौतिक र वित्तीय प्रगतिको अवस्था, कार्यसम्पादन स्तर, आन्तरिक र वाह्य लेखापरीक्षण प्रतिवेदन, कार्यसम्पादन मूल्यांकनको नतिजा लगायत अन्य महत्वपूर्ण बिषयको वारेमा संगठनमा सबैलाई जानकारी गराउनु पर्छ । यसबाट लक्ष प्राप्त गर्न वा नतिजा हासिल गर्न सहज हुन्छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पाचौ पक्ष अनुगमन र मुल्यांकन हो । संगठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली आवश्यकता अनुसार तर्जुमा गरियो गरिएन, सही किसिमले कार्यान्वयन भयो भएन र प्रभावकारी भयो भएन भन्ने विषयलाई अवलोकन गरिन्छ । यदि यी सवै पक्षहरु सशक्त, क्रियाशील र प्रभावकारी छन् भने आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली सही किसिमले तर्जुमा भएको रहेछ भन्ने देखिन्छ । अनुगमन सम्बन्धी काम व्यवस्थापक स्वयंले, आन्तरिक लेखापरीक्षक वा यस्तै प्रकृतिको संगठनको सहयोग लिई गर्न सकिन्छ ।

यसै परिवेशमा नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको महत्वलाई दृष्टिगत गर्दे यसलाई कार्यान्वयनमा ल्याउने प्रयासहरु भएका छन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले आर्थिक र व्यवस्थापकीय स्व अनुशासन कायम गर्नमा सहयोग गर्ने हुदा सवै सार्वजनिक निकायमा यसको प्रयोग अपरिहार्य देखिन्छ । संस्थागत सुशासन, साधन श्रोतको उच्चतम र विवेकपूर्ण प्रयोग, प्रक्रिया र परिणाम वीचको सन्तुलन गर्ने गराउने काममा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली उपयोगी व्यवस्थापकीय संयन्त्र बनेको छ । प्रदेश तहका केही कार्यालयहरु र केही स्थानीय तहमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तर्जुमा भएको भएता पनि तिनको व्यवहारिक प्रयोग कम भएको देखिन्छ। प्रदेशका अधिकांश कार्यालयहरु र अधिकांश स्थानीय तहहरुमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली बन्न सकिरहेको स्थिति छैन । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको निर्माण र त्यसको अवलम्बनले प्रदेश र स्थानीय तहको सुशासनलाई दिगोपना दिन सहयोग पुग्दछ ।

डा. दामोदर रेग्मी प्रशासनविद तथा गीतकार तथा हुन्